Gestion de stock avec le covid : les erreurs à éviter

La crise sanitaire a ébranlé des modèles et des stratégies d’entreprise, dont la question de la gestion de stock avec le covid. Tout le système d’approvisionnement mondial a été paralysé. La demande pour certains produits s’est effondrée, tandis qu’elle a été décuplée pour d’autres. Dans le domaine de la gestion des stocks, les entreprises ont donc fait face à un dilemme. Soit, maintenir un taux de stock élevé et risquer la mévente et la paralysie du fond de roulement. Soit, s’aventurer à un faible niveau de stockage et risquer de ne pas avoir suffisamment de produits. Finance, satisfaction-client, mais aussi viabilité de l’entreprise sur le moyen terme sont donc parmi les enjeux de la gestion de stock avec le covid. Bien des documents vous donneront un to-do-list en matière de supply-chain. Cet article se tourne plus sur les erreurs fondamentales à éviter.

Faire une gestion de stock avec le covid non numérisé

C’est une erreur, même en dehors de la crise du coronavirus. En effet, numériser la gestion de son stock, c’est avoir une base données permanente et chiffrée, et surtout, analysable. Couplée avec l’intelligence artificielle au service des entreprises, cette base de données vous permet de vous projeter plus facilement dans le futur.  C’est pratiquement du knowledge-management.

Plus particulièrement durant la période exceptionnelle de crise sanitaire, numériser sa gestion de stock permet d’anticiper la demande, malgré sa fluctuation quasi-journalière. C’est là que les écarts se creusent entre les différents commerçants. Ceci est valable, même si vous dirigez une petite boutique.

Se référer à un logiciel de gestion de stock et d’approvisionnement standard

La deuxième erreur dans la gestion de stock avec le covid,  c’est de toujours utiliser le même système que celui que vous avez utilisé avant la crise. Il est clair qu’un inventaire sous Microsoft Excel sera loin d’être suffisant. Certes, vous vous servez déjà d’un outil numérique. Mais il faut aussi que votre logiciel (ou votre application) de gestion de stock soit capable d’intégrer le scénario spécifique à cette période particulière. Les scénarios doivent comprendre des pics et des crashs de vente. Le logiciel doit être capable de catégoriser les produits susceptibles d’avoir une forte demande et ceux qui seront relégués au second plan. Le logiciel devra aussi fonctionner avec vos propres changements. Par exemple, si vous étiez une boutique physique et que vous vendez désormais en ligne, la gestion de stock avec le covid doit pouvoir se faire en temps réel.

Parmi les meilleurs du marché, nous avons, par exemple, relevé :

• OpenSi : il optimise le réapprovisionnement, filtre les commandes  pour distinguer l’important et l’urgent, prend en considération les catégories de produits (dont ceux avec une date de péremption) ;
• Zoho Inventory, qui intègre aussi bien la gestion de stock proprement dit, que le côté commercial et comptable (lecture de codes-barres, intégrations des livraisons effectuées, …) ;
• OpenConcerto, doté d’un Business Intelligence très utile pour la préparation des futures commandes, en plus d’être un logiciel de gestion de stock à part entière. Il convient particulièrement aux entreprises de petite taille.

Ne pas se diversifier

Le coronavirus a gelé le système d’approvisionnement mondial en entier. Ceux qui comptaient sur les fournisseurs établis en Chine, « l’usine du monde » ont, d’ailleurs, plus souffert que les autres. Dans le domaine de la gestion de stock avec le covid, encore omniprésent, la non-diversification est donc fatale.

La diversification doit se faire à 3 niveaux.

• Au niveau des fournisseurs eux-mêmes, sauf relation solidement établie au préalable. Avec un seul fournisseur, vous risquez la pénurie d’un produit fortement demandé.
• Au niveau de la localisation géographique du fournisseur : pour s’assurer d’avoir un niveau de stock idéal, il vaut mieux avoir des fournisseurs locaux et des fournisseurs internationaux. Les mesures gouvernementales internes bloquent les premiers, souvent être en sous-production. Le contexte de confinement et de difficultés logistiques limitent les seconds.
• Au niveau du système logistique de l’approvisionnement, face à la forte demande dans ce domaine (fret aérien, maritime, camionneurs, etc.)

Ne pas faire de la communication- client une priorité

Il ne faut pas uniquement se centrer sur le problème de la gestion de stock avec le covid ou les autres problèmes subis par l’entreprise en ce moment. Gardez en tête que le client reste votre roi. Quelle que soit la situation, les consommateurs font et défont les entreprises.

Donc, dans le cas où vous êtes défaillant à satisfaire un client (parce que vous êtes en rupture de stock), n’oubliez pas de communiquer avec lui. Il est important qu’il se sente toujours choyé, malgré votre actuelle position dominante (si vous êtes en rupture, c’est que l’offre ne suit pas la demande). Trouvez des solutions qui vous conviennent à tous les deux, en gérant les délais de livraison, en proposant des produits de substitution ou toute autre solution envisageable, selon le produit.

L’égalité de traitement des clients doit également transparaître de votre gestion de stock avec le covid. Dans le cas contraire, vous risquez de perdre définitivement ceux que vous n’aurez pas prioriser. Vous devez conduire justement les systèmes du « premier arrivé, premier servi » ou la répartition équitable du stock existant.

Se contenter d’une gestion de stock avec le covid sans compter la reprise économique

En situation de crise, priorisez le court-terme. Mais cela ne signifie pas le délaissement du moyen et du long-terme. Gouverner, réussir en entreprise appartient toujours à celui qui sait prévoir. Par conséquent, votre gestion de stock avec le covid doit aussi se préparer à la période post-covid. Il faut détecter les nouveaux produits-tendances, dès qu’un élément de la situation actuelle changera. L’entreprise qui sera capable de fournir CE produit en premier sur le marché sera capable de prendre de l’avance sur ses concurrents. C’est d’ailleurs l’une des stratégies pour relancer ses activités après le coronavirus